Perché organizzare eventi sostenibili?

Le attività correlate ad un evento (organizzazione, erogazione, smontaggio post evento) sono causa di impatti ambientali importanti. Tra gli aspetti più critici troviamo la produzione dei rifiuti, inquinamento da trasporti, consumo di energia, acqua e altri prodotti. I promotori e organizzatori che intendono associare la propria immagine ad un evento ecosostenibile devono ridurre concretamente gli impatti ambientali correlativi all’evento, utilizzando strumenti innovativi e attuando alcune procedure.

La salvaguardia del nostro pianeta dovrebbe essere il primo incentivo per impostare il nostro evento in stile green, tuttavia non è l’unico motivo per essere ecosostenibile. Iniziare a far parte dello stile green, ci può permettere di guadagnare stima da parte dei partecipanti, in particolare se l’evento ha come obiettivo la promozione di un brand, è molto conveniente che nell’organizzazione si sappiano attuare e comunicare pratiche green; bisogna tener presente che nella legislazione sono sempre più presenti vincoli rispetto all’uso di metodologie sostenibili, per cui alcune pratiche ecologiche non sono più scelte ma vengono imposte dalla legge.

I vantaggi che può trarre una azienda con l’organizzazione di un evento sostenibile sono:

-Riduzione dei costi, grazie all’uso responsabile di energia;

-Accreditamento del proprio impegno a livello internazionale;

-Coinvolgimento e soddisfazione delle aspettative dei partecipanti;

-Aumento dell’appeal nei confronti dei potenziali investitori e degli sponsor;

-Miglioramento dell’immagine dell’azienda;

Per quanto riguarda la riduzione dei costi, dobbiamo sempre tenere in conte di una voce in particolare, ovvero la spesa variabile, si riferisce a tutte le spese che non possiamo tenere sotto controllo ma che possiamo solo prevedere, tra questi ci sono specialmente i costi energetici. Luce ed energia elettrica incidono notevolmente sul aumentare dei costi e spesso rappresentano un grosso spreco in termini ambientali, per fortuna esistono dei modi per limitare i consumi senza impattare gravemente sull’ambiente e senza comprometterne la qualità.

In effetti, mostrare un impegno nei confronti dell’ambiente, in una realtà come la nostra, è diventata una mossa vincente sotto molti punti di vista.

Organizzare eventi ecosostenibili significa rendersi conto della problematica ambientale, essere responsabili e soprattutto dar conto ai pubblici coinvolti dei risultati raggiunti, dato che gli eventi si trovano tra gli strumenti di comunicazione e di marketing per dialogare con gli stakeholder, siamo essi enti, associati o cittadini. Perciò uno dei vantaggi di fare eventi sostenibili è il miglioramento dell’immagine del proprio brand.

Il piano di sostenibilità è il primo passo da compiere in fase di organizzazione di un evento ecosostenibile in cui si fissano obiettivi e traguardi misurabili. Nel piano verranno annotate tutte le azioni effettuate e alla fine verrà stilata la contabilità ambientale dell’evento. Il primo step per organizzare un evento sono le attività di progettazione che si realizzano dentro gli uffici dell’organizzatore, ciò a cui dobbiamo dare particolare attenzione è, la scelta dei prodotti e dei materiali di cancelleria, l’efficienza energetica delle apparecchiature da ufficio, gestione differenziata dei rifiuti e il coinvolgimento ed informazione dei collaboratori.

Per fare un evento sostenibile che abbia un buon impatto si deve pensare alla location, questa è la scatola dove l’evento va in scena, perché la sua scelta va sotto gli occhi di tutti i partecipanti, per scegliere la location dobbiamo tenere in conto diversi criteri; la location deve essere ben collegata con il trasporto pubblico, deve essere posizionata in maniera baricentrica rispetto alle distanze di arrivo dei partecipanti e le prestazioni ambientali. La mobilità e l’impatto ambientale più importante associato ad un evento, il 95% di CO2 emessa durante un evento è dovuta ai mezzi di trasporto che i partecipanti utilizzano per raggiungerlo.
La scelta dei fornitori di bene e servizi è un altro aspetto importante nell’organizzazione di eventi, in questo caso non andiamo solo a valutare il rapporto qualità/prezzo, ma anche gli obiettivi di sostenibilità, concept dell’evento e valori comunicati, contesto territoriale e gruppi d’interesse, per raggiungere gli obiettivi di sostenibilità ed evitare spiacevoli imprevisti dell’ultimo momento è importante definire con lo staff insieme ai fornitori le procedure di controllo e di gestione delle criticità.

Molti eventi si dicono “green” o “sostenibili” anche se nella pratica non sono ecosostenibili o non soddisfano alcuni standard, il risultato di questo è deludere le aspettative e ottenere una comunicazione controproducente.

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